很多團隊在還沒導入專案管理工具之前都會用到以下的困難但又不知道如何解決，所以決定嘗試導入專案管理工具。但在剛接觸專案管理工具的時候又發現，現在市面上多倒數不清的專案管理工具不知道該怎麼做選擇。
今天的部落格就要來跟大家分享為什麼團隊需要專案管理工具、在眾多任務管理和專案管理工具裡為什麼Asana會脫穎而出。
為什麼團隊需要專案管理工具
如果你的團隊在工作中有遇到以下幾個問題，你就應該要開始考慮在團隊中導入專案管理工具了!
團隊沒有一個工作管理平台將所有使用工具做統整，導致團隊的項目，任務，文件和通信分散在各個工具中，工作流程複雜又不清楚。
成員不清楚自己的工作重點是什麼，也不知道該如何找到答案，因此他們浪費了很多時間（可能也是您的時間）來詢問和尋找答案。
您沒有一個您通常透過朝開會議、發送電子郵件或手動修改複雜的電子表格，來完成討論事項優先級和請求狀態更新...等的工作。
團隊因為以上所有原因導致成員無法準時完成任務。
什麼是專案管理工具
專案管理工具可幫助團隊組織跟踪和執行專案工作，並且幫助您的團隊計劃、管理和執行專案的工作，以便及時滿足專案的需求。使用專案管理工具，您的團隊可以在一個工具將所有工作細節組織化，在電子表格，電子郵件和其他工具之間有程序地處理所有工作，共享反饋和進度，最終團隊協作會進行的更有效率。專案管理工具幫助您將所有工作任務可視化，使任務變得清晰，並且團隊也可以輕易的取得團隊間的聯繫。
思考一下您的團隊目前如何管理工作，如果沒有專案管理平台的協助，是不是所有文件和通信都分散在各個工具上而降低了團隊的任務可見度和工作一致性呢?如果沒有專案管理工具統整所有工作，團隊成員也很容易在工作中迷失方向，不清楚他們的優先工作事項是什麼、花費大量時間來尋找答案。
根據數據顯示，我們每天將60％的時間花在工作上，例如搜尋檔案，跟主管尋求批准和參加會議等工作，而不是將時間花在更能真正為公司帶來利益的研發或開發工作上。
所以任務管理工具就是要幫你改善以上現況
協調跨部門或跨團隊的工作
集中專案計劃，詳細訊息資料、文件和反饋
與所有利益相關者共享狀態更新
改善團隊協作
Asana可以幫助你什麼
透過清晰、有組織的計劃來改善團隊協作
列出計畫開始之前需要做的所有事情，並且添加資訊細節，例如:任務執行者、截止日期、狀態或相關文件。
使用列表或日曆，或者更直觀的時間線和看板，與團隊共享計劃，這樣一來所有人都可以輕鬆地了解大家的工作，並且輕鬆追蹤所有工作進度。
將可能會重複執行的專案變成模板，以節省下一次創建新的專案的時間。
定義每個人的角色可以消除混亂
清楚地傳達團隊中每個人的角色，無論是在計劃階段還是在專案執行時，請確保每個人都知道誰是專案負責人，以及其他相關人員的責任。
利益相關者可以透過清晰的計劃了解每個人的職責，並且通過Asana可以檢查工作的進展情況，幫助團隊保持專案進度。
定期發佈和共享團隊專案狀態更新，使每個人都可以追蹤到最新狀態並減少狀態更新問題。
明確的目標提高團隊效率
評估啟動此專案的原因，同時讓組織從上到下的成員了解幾個問題的答案 : 為什麼需要這樣做、這將對誰產生影響、這個項目如何符合您組織的更大目標、它適合其他隊友可能已經在做的工作嗎、我們認為我們將從這項計劃中看到什麼結果。
與組織中的所有成員分享您的目標。在計劃專案之前，與會參與專案的每個人共享目標。根據團隊的工作方式，您可以通過召開啟動會議、分發檔案或在專案管理工具中共享檔案來完成此操作，讓每個人都了解您的計劃的目標。
建立檢視和報告目標的流程，不要只是設置目標後就忘記了他們。確保您有定期檢查和追蹤目標的計劃，如此一來，您可以輕鬆查看是否有進度延遲的風險，並隨時調整計劃以實現目標。
制定團隊溝通計劃幫助整個團隊保持一致性和專注力
在專案管理工具上建立團隊溝通計劃，定義團隊之間溝通的方式和頻率。
提供機會以共享反饋，您的溝通計劃必須對團隊中的每個人都有效，並且提供成員給予反饋的機會，直到確定溝通計劃對所有相關人員都可行為止。
明確定義專案利益相關者及其角色，什麼時候應該讓利益相關者參與？是否有任何專案批准人應該在上線之前後得到通知？記錄項目利益相關者及其角色，作為您的溝通計劃的一部分。
根據專案進度，彈性調整狀態更新的頻率和樣式。溝通計劃中最重要的要素之一是如何分享專案進度，將所有工作列在專案管理工具中，因此您可以輕鬆地編輯和共享狀態更新。
專案管理工具有助於提高效率
將所有組織成員加入專案管理工具。與其讓每個團隊或團隊成員使用不同的工具來管理專案，不如說每個人都使用同一種工具，這樣一來，您可以更順利地提倡團隊協作，並減少訊息和資料的混亂。
設置有關如何使用它的約定。通過一些簡單的準則，幫助團隊上手新工具。例如，您可以幫團隊制定像“新增任務時必須同時放上截止日期”或“確保在所有營銷任務標題中添加“營銷”的政策。
共享狀態更新和報告。團隊成員從工具中看到價值的最快方法是使他們對專案狀態和進度有更多的了解。
Asana的優勢
包含多個樣板，幫助您彈性規畫專案
不同的專案管理工具通常會有不同的樣板幫助使用者做任務規劃，但常常一個樣板並不能滿足不同專案的需求。為了幫助團隊提供清楚的訊息，Asana一次包含了4個最受歡迎的看板樣式，讓您可以根據需求，彈性的在不同的看板間做切換順利完成專案規劃。
相關閱讀 : Asana Board View | 餐廳採購篇
看板式樣板是規劃專案進度最直觀的方法。在看板中，大家可以看到專案流程、任務在每個階段的進行直到完成。最簡化的看板通常包含新增(New Requests)、進行中(In Progress)和已完成(Complete)工作流程。
列表式(Spreadsheet-style lists / To-do list)
相關閱讀 : Asana List View | 新人教育訓練篇
在列表樣式的視圖中，您可以一目了然地了解每個階段或部門的工作、每個工作的負責人，並且可以放上標籤來幫列表做分類。
甘特圖是水平條形圖，幫助專案可視化任務的時間軸。在甘特圖中，任務用水平條表示，線條的長度表示任務將花費多長時間。
專案日曆是使您的任務栩栩如生並清晰可視化即將到來的一周或一個月任務的好方法。項目日曆是具有許多不同任務且具有獨特截止日期的項目的流行視圖，例如編輯日曆或社交媒體內容。
好的專案管理工具還可以同時做工作管理工具
工作管理工具不僅可以幫助您完成單個專案流程，還可以幫助您的團隊全面了解所有專案和計劃之間的聯繫。除了四個常專案管理樣板之外，在Asana還有兩個工作管理工具可以執行此操作。
Portfolios(專案組合管理)
Portfolios可以讓您在同一個介面監視所有計劃，因此您可以使團隊在整個專案中保持步調一致，並且將日常業務與公司戰略串聯起來。
Workload(團隊工作量管理)
通過Workload，您可以清楚地了解團隊每個人的工作量，以確保沒有人感到疲憊或無聊，您也可以發現潛在過度工作的成員，並且進行任務調整。
Asana是一種專案管理工具，同時也是任務、工作管理工具，幫助團隊組織和執行工作。
無論您在哪個公司或行業中工作，您的團隊都可以從採用專案和工作管理中受益，建立團隊高工作效率，並且對他們的工作負責。
Asana的強大功能可以依照使用者的習慣和需求有多種不同的使用方式。
歡迎大家在底下或到我們的 FACEBOOK 留言跟我們分享你們最喜歡的 Asana 功能或如何使用Asana 幫助你提升工作效率的小技巧
也歡迎還沒開始使用 Asana 的朋友們留言給我們，我們可以協助申請一個月的免費試用喔!!
追蹤我們的部落格和 FACEBOOK 獲取 Asana的最新資訊和使用技巧
Kommentare