身為採購人員，桌面上擺滿各種貨品資料在所難免，如何從這混亂中提升工作效率，一直是大家最希望解決的課題。
因此，為了方便確認需求項目及進度，首先採用的方法是以白板分類管理。
使用白板後，問題逐漸浮現：
同個採購品項有多間廠商提供各種資料，例如 DM、報價單、出貨單、發票等，在白板上不方便進行歸整。
無法立即確認負責人。
變更工作階段時，內容、文件容易在調整時疏漏。
Asana看板成為了最佳幫手！
轉換管理工具後，解決先前所面臨的問題！
下面整理出 Asana Board 三大優點：
1. 採購項目及進度一目瞭然
一個版面總覽所有品項，並可以依據實際流程 (workflow) 區分欄位，輕鬆掌握各產品採 購進度。
2. 子任務標註更多採購細節
一個採購的項目中裡面可能會有其他須同時採購的細項，為了確保資訊完整，我們可以 利用 Subtask 功能註記所有項目，廠商們也能依每個產品分類在子任務中提供樣本及報 價單。
3. 直接拖曳任務至新的工作階段，資料不缺漏
採購任務中有時候包含報價、附件圖檔及廠商採購留言註記等資訊，採購人員可以在流 程轉換時，直接將任務單拖拉至新進度欄位，資訊就能完整保留。
Q & A
Question
餐廳的供應廠商十分多，廠商們會上來 Asana 平台確認採購細節，例如確認需求樣式、提供報價或議價、告知庫存等等情況，我們希望他們只能看見自己的項目及價格，請問能做到嗎？
Answers
使用技巧大公開
1. 訪客模式 (Guest)
Asana 對於不同於公司 Domain 的使用者，自動設立成訪客模式，而訪客只能看到被指 定的任務，且不會占用授權人數額度。
2. 權限設定
Asana 可由專案人員設定權限，允許特定使用者無法進行編輯只能留言 (Comment- only)，以確保專案設定內容不會被修改。
如果使用上有任何疑問，歡迎來信或來電洽詢戴博斯科技，我們的顧問團隊已經準備好提供您最專業的服務！
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