是否在為管理專案而煩惱？擺脫繁瑣的試算表和雜亂無章的待辦清單！利用時間軸視圖，您可以清楚掌握專案每個階段的緊密銜接，這正是專案管理的核心優勢之一。
無論您身處何種職位、行業或部門，Asana 提供了一份簡單實用的專案時間軸建立指南。只需按照以下步驟操作，即可輕鬆掌控專案進度，快速建立專屬的專案時間軸範本，幫助您提供工作效率！
建立專案簡介
為確保所有專案關係人能夠清晰理解並與計劃保持一致，每個專案都應以「專案簡介」作為起點。專案簡介如同藍圖，用於闡明專案的目的、目標、里程碑和願景。以下是簡述中應回答的四個關鍵問題：
專案的內部與外部目標是什麼？
內部目標：在 $15,000 預算內成功規劃並舉辦一場高品質的客戶答謝宴會。
外部目標：實現 50% 的請柬回覆率與 80% 的出席率。
哪些內部與外部專案關係人參與其中？
內部專案關係人：活動規劃委員會成員（John、Sam、Tara、Linda）、客戶成功副襄理、行銷團隊。
外部專案關係人：所有現有客戶及特定供應商（如外燴公司、活動場地提供方等）。
專案的時間範圍是什麼？
專案於 1 月 15 日開始，並計畫於 8 月 30 日舉行活動。
專案的關鍵里程碑是什麼？
發佈活動登記頁面。
確保活動場地的選定與租賃完成。
簽約關鍵供應商（如餐飲和活動設計等）。
當您已列出專案簡介和目標，就可以開始倒向執行，理解每一個實現目標所需的步驟，並開始建立專案時間軸。
列出待辦事項
成功的專案時間軸始於一份詳細清單，列出專案規劃過程中至達成最終目標所需的一切事項，無論是報告還是活動皆應涵蓋其中。這份清單應思慮周全，包含所有確保專案按時、按預算完成的關鍵任務。
舉例來說，如果是客戶答謝宴會的清單可能會是下圖的範例：
對於較長或較複雜的步驟，可以將其分解為更易於管理的子任務。這不僅有助於清晰了解每個步驟的實際範圍，還能確保不會遺漏任何細節，使整個過程更加易於管理和掌控。
評估每個步驟需要的時間
在擁有完整的專案清單後，下一步是為每個步驟分配合理的時間，平衡團隊執行任務的需求與整體專案時間範圍的限制。當您清楚瞭解每個任務的時間需求，就能更高效地規劃和安排，最終形成專案的完整藍圖。
根據我們的時間規劃，透過倒向規劃的方法，您可以確定每個步驟的開始時間，並將這些關鍵日期填入專案時間軸中。這不僅能幫助您更精確地掌控每個任務的進度，也能確保專案依照既定計劃順利推進。
指明相依性
在執行專案時，有些步驟可以同時進行，尤其是當不同隊友負責相同類型的重複性任務時。然而，也有一些步驟必須依賴前一個步驟的完成才能開始或繼續。換句話說，某些步驟是彼此相依的，必須按照先後順序執行。
此時，您也需要確定每個步驟的責任人。儘早為每一個任務指派責任人，不僅有助於清楚劃分工作，也能及早發現並解決時間或資源方面的衝突，避免未來可能的延誤和問題。透過這些步驟的規劃與分配，您能夠更加高效地管理專案。
建立您的時間軸
當您擁有上述資訊後，開始構思專案時間軸的樣子會變得更加清晰。不過將這些資訊具體化並可視化是非常重要的，許多人可能首先想到使用 Excel 試算表或 PowerPoint 來繪製時間軸，但這些工具並非專為專案管理設計，因此在規劃過程中可能會遇到一些限制。
為了讓專案管理更加高效，您可以選擇專門為專案管理設計的工具來創建時間軸，它是專為建立並管理專案時間軸而設計的。這不僅節省了時間，還能在專案啟動後，輕鬆調整時間軸，並及時向專案關係人提供進度和變更的更新。
選擇Asana工具，您的專案時間軸將與工作的進展密切結合，並隨時保持最新狀態。專案是否順利推進，或是失控脫序，正取決於是否能夠運用有效的工具來管理專案的時間軸。
快速設定專案時間軸最輕鬆的方式，就是利用專案範本開始。Asana 提供多種專案範本，您可以立即使用並根據需求進行調整。
與專案關係人分享
當您已經建立好專案時間軸後，與每位參與者分享這個時間軸變得至關重要。
使用專案管理工具來建立時間軸時，分享變得更加便捷和高效。不再需要發送大量的電子郵件或文件，專案關係人可以隨時查看到與專案相關的所有資訊，了解人員分工、任務安排和時間進度。
管理執行狀況並隨情勢進行調整
在專案管理中，變化是不可避免的。儘管如此，若您已做好因應準備，處理變動就不會那麼棘手。時間軸不僅是一個出色的計劃工具，還能協助您在不可避免的延誤或變動發生時迅速調整。
當任務進行調整時，並不代表專案會因此停滯。一旦變動確定後，應立即更新時間軸。專案管理工具能夠幫助您隨時更新時間軸，確保所有專案關係人都能掌握最新進度。
立即採取行動 → 通知專案關係人 → 判斷影響
此時，透過時間軸可以輕鬆調整任務的截止日期或受影響團隊成員的工作安排。時間軸讓一切有條不紊，我們仍能夠清楚地掌握專案進度，即便遇到挑戰，也能保持專案順利進行。
專案時間軸的常見問題
在掌握如何建立有條理的專案時間軸之後，或許還會有一些疑問需要解答。這些問題是許多人在使用時間軸時常遇到的：
時間軸和甘特圖有何不同？
甘特圖強調的是任務的工作流程和相依性，通常呈現為線性的格式，並未充分考慮同時進行的變化或多項事務。它的設計重點是顯示每個任務的開始與結束時間，並如何相互依賴。
時間軸則更具彈性，允許您根據專案計劃中的變化進行調整，使得工作流程的更新變得輕而易舉。時間軸能夠反映任務的順序、時間範圍及其間的依賴關係，同時也能更方便地管理並發生變化的任務。雖然兩者都是視覺化的工具，但時間軸比甘特圖更加動態和靈活。
如何追蹤專案進度，特別是在管理多個專案時？
在試算表中追蹤多個專案進度可能會變得相當繁瑣，但使用專案管理工具則會簡單得多。專案管理工具讓您可以以多種檢視方式來追蹤每個專案的進度，甚至能創建專案集檢視，從而同時管理多個專案。
這樣的工具讓您可以視覺化您的任務進展，清楚看到自己在何時能夠投入更多時間於某些任務，或是何時達到工作負荷的上限。透過這樣的視覺化呈現，您能夠及時調整工作安排，並保持團隊的工作負荷平衡，確保專案順利進行。
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