分析風險是專案規劃流程中的重要環節。清楚瞭解目前面臨的專案風險，有助於預防即將到來的風險做好應對準備。透過本篇文章，深入探討 7 種最常見的專案風險，並協助團隊在這些潛在問題影響重要計劃偏離正軌之前找到解決方案。
7 種最常見的專案風險
當瞭解每一個專案的潛在風險，就可以建立專案目標，並且讓團隊能夠進展順利，有助於讓團隊成員為成功做好準備。
以下列出 7 種可能在進行風險評估時遇到的最常見的專案風險：
範疇潛變
範疇潛變是指專案因不可預期的因素而出現管理範疇擴大。
如何減輕範疇潛變問題：在專案開始階段建立明確的專案參數，確保專案成員對專案範圍達成共識，並在一開始傳達清晰的專案願景，可以有效限制範疇潛變的風險。安排定期的進度核對，將有助於確保專案始終保持在最初的範疇內。
低效能
效能風險發生於專案未能如初始預期進行時。雖然無法總是確定低效能的根本原因，但可以識別可能導致低效能的專案風險，並尋找預防這些風險的方法。
如何減輕低效能問題：在專案規劃階段及早預測效能風險，有助於做好應對準備。運用專案管理軟體，您即時追蹤流程，全面規劃專案，並且促進團隊成員之間進行開放的溝通。
高成本
成本風險指的是專案在超出初始設定預算時所面臨的情況。這類風險可能源於專案規劃階段未能實際考量，或者缺乏詳盡的預算計劃。
如何減輕高成本問題：準確預估專案的每個計劃，並嚴格遵守預算。建立一個專案計劃範本是確保預算持續有效的最佳方式，這能夠確保與交付項目、範圍和排程保持一致。專案進入開發階段後，定期進行預算審核和進度核對是非常有益的做法。
時間緊迫
時間風險又成為專案排程風險，意旨專案中的任務比預期所需時間更長的風險。時間延誤可能會對預算、交付日期或整體效能造成影響。
如何減輕時間緊迫問題：及時建立應變計劃，以便在需要時能夠靈活調整安排。利用時間軸或甘特圖等工具建立專案排程，有助於視覺化工作流程和任務之間的相依性。
資源緊張
資源風險指的是在專案執行過程中可能面臨的資源不足情況，這些資源包括時間、技能、金錢或工具。作為專案經理，需負責確保團隊獲得足夠的資源來完成任務，並及時向團隊通報資源狀態。
如何減輕資源緊張問題：減輕資源風險的最佳方式，就是建立資源分配計劃。資源分配計劃能夠以最佳方式運用團隊資源，同時讓資源影響力及對團隊目標的支持最大化。
營運變動
營運風險涵蓋了公司或團隊流程中的變動，例如非預期的團隊角色撤換、管理層的變動，或是需要調整的新流程。這些事件可能導致工作流程的干擾，或者需要調整原有的工作流程，進而影響專案的時間軸。
如何減輕營運事故：雖然無法預測或完全預防所有的營運風險，但如果能知道即將發生團隊撤換或流程變動，就可以減輕這種轉換帶來的影響。為團隊的變動做好準備，並預留時間透過團隊會議、排程工具或額外的訓練加以調整。
缺乏清晰度
缺乏清晰度是指專案中出現的溝通不暢、專案範疇模糊或期限不明確等情況。可能導致工作的孤立、可見度不足、超出預算、專案進度落後、需求變動頻繁，甚至不得不調整專案方向或專案結果。
如何減輕缺乏明晰度問題：規劃專案時仔細檢查需求，確保準備充分。每個團隊成員資訊同步，開發人員為下一階段做好準備，明確定義專案範圍。透過將資訊儲存於一處集中工具，確保每個人都能在專案進展的過程中掌握最新資訊。
如何運用風險管理為團隊做好準備
在風險管理中，關鍵在於確定可能影響專案的風險類別，並制定方案以減輕風險。透過專案管理工具能夠協助組織專案，使風險管理變得更加輕鬆。除此之外，使用工作管理軟體進行跨團隊協作，也能有效降低常見風險的可能性。
使用下列四個步驟，協助您預測風險並維持專案順利進行：
風險識別
風險分析流程中，專案風險不僅只是前面提到了 7 種最常見的風險，還包括承包商未能履約、非預期生活時間、資料傳輸問題、優先順序變動、法律風險、市場風險及專案進度延遲。
問問自己以下的問題，再開始進行風險識別流程：
發生這一風險事件的可能性有多大？
發生這些風險時的影響和嚴重程度為何？
面對風險的應對計劃是什麼？
根據可能性、影響和其他因素，這些風險的優先順序如何排定？
負責處理這件風險的是誰？
對於這些問題有了答案後，可以透過風險優先順序、可行動的解決方案和定期監控來繼續進行風險管理流程。
確定可能性及影響
可以根據發生風險的可能性來排序風險清單，這樣在籌備行動計劃時能更有效地安排風險的優先順序。在安排風險優先順序時，不僅要考慮風險發生的可能性，還要評估每種風險對業務的潛在影響。特別是針對可能對業務造成重大影響的風險，應該更加謹慎地進行規劃。
針對每一種風險尋找解決方案
進行風險評估時的目標是制定團隊如何應對每一種風險的行動計劃。根據風險發生的可能性和對業務的影響進行分類，這可以作為尋找解決方案的起點。透過風險評估，可以使專案更加成功，因為在此過程中可以預防風險。
定期監控您的風險評估
開發完風險評估後，定期監控至關重要，因為情況可能隨時變化，風險的可能性和對業務的影響都可能發生變化。
新的風險可能會出現，或者過去的風險可能性可能會大幅減少。定期監控風險評估有助於為可能發生的不確定事件做好充分準備。
專案風險管理工具
使用適當的工具可以使風險評估流程更加輕鬆，因為這些工具能夠幫助您分析風險並進行優先排序。同時，在一個平台上進行即時追蹤和資訊分享，每個團隊成員都能立即存取專案資料，您也能夠有效監控團隊的進度。
專案管理工具還能夠協助您的團隊提升強大的專案規劃能力，了解流程和專案管理階段，有助於在風險發生前做好預防措施。
風險管控表
風險管控表是確定風險並安排優先順序的工具。風險管控表中應包含每一種風險的可能性、業務影響、希望如何預防風險、風險發生時您的計劃如何應對以及由誰負責採取行動。
以下舉例風險管控表可能的形式。左側顯示了風險的類型、風險的可能性、業務影響的等級、負責採取行動的人員以及用以應對問題的行動，您可以在遇到風險時參考這些資訊，用於減少長期損害。
SWOT 分析
SWOT分析代表優勢（Strengths）、弱點（Weaknesses）、機會（Opportunities）和威脅（Threats）。透過SWOT分析，不僅能夠確定專案可能面臨的風險，還能明確專案中的優勢。利用這些優勢在競爭激烈的市場中脫穎而出。
若要進行SWOT分析，請仔細理解字意並思考以下問題，以尋求改進專案並使團隊做好準備的新方法。
優勢：有哪些地方是我們做得好的？
弱點：有哪些地方可以改進？
機會：我們的年度目標是什麼？
威脅：我們的競爭對手在哪些方面優於我們？
建立了SWOT分析後，可以更有信心地推進專案，因為您能更清楚地理解自己與競爭對手的差異。這讓您能夠全面了解自身的優勢和弱點，進而改進未來的專案並降低風險。
腦力激盪
腦力激盪是一種強大的構想方法，但它的有效性常被忽視。當擁有具有多元觀點的團隊時，腦力激盪能有效地激發創造力並評估風險，可參考Asana腦力激盪範本。
腦力激盪通常是建立風險管控表的第一步，因為若要識別風險必須從某處著手。掌握腦力激盪技巧有助於團隊識別風險，保持團隊信息同步，並可大幅提升預防風險的發生。
結論
專案規劃階段是任何專案中最重要的環節。針對專案進行規劃才是預防專案風險、引領團隊走向成功的要訣。
專案管理軟體類型多種多樣，可藉著將流程自動化、簡化溝通、分析資訊並進行即時追蹤。借助這些工具，您的專案可以達到新的高度。
Asana提供最完善的專案工具，利用範本站在絕佳的起跑點。歡迎洽詢 DevOps 專業的顧問團隊申請Asana試用計畫，並了解更多資訊或細節吧!
#DevopsTec #Asana #PartnerinTaiwan #Automation #Project #WorkManagement #Teams #Solution #Plan #Workflow #Team #Enterprise #App #AI #Convert #Template #Organization #Projectrisks #SWOT #Goals
Commentaires